最近、外出自粛に伴いZoomを使う機会が増えてきました。
そこで、Zoomで
- 事前に設定しておいた方が良い項目
- 分かりにくい設定
についてまとめておきます。
デフォルト設定を変更しておく
Zoom にログイン後、個人 ＞ 設定 からミーティングをセットするときのデフォルトの設定などをカスタマイズすることができます。
ここでは個人的に設定しておいたほうが良いと思う項目をまとめておきます。
ミーティングタブ
参加者をエントリ後にミュートする
自分がホストの場合、そのミーティングに参加した人を自動的にミュートにします。
チャット自動保存
自分がホストのミーティングで参加者の人たちが書き込んだチャットがテキストとして自動保存されます。手動でも保存はできます。予期せぬ切断などの際自動で保存されるので便利。
ホワイトボードー共有が停止された場合に、ホワイトボードのコンテンツを自動的に保存
Zoomのホワイトボード機能を使った場合、描いた内容を自動的に保存します。
ブレイクアウトルーム
参加者が大人数の場合、少人数の部屋に分けることができる機能です。デフォルト無効になっています。
セキュリティに関する設定
個人 ＞ ミーティング から新規ミーティングをセットすることができます。
ここでは、新規ミーティングを作成する際の（主にセキュリティに関する）留意点を挙げておきます。
ミーティングID
ミーティングIDはデフォルトで選択されている「自動的に生成」を選択するようにします。
もう一つの選択肢にある「個人ミーティングID」とは、Zoomのアカウントを生成した際に個々人に割り当てられるIDであり固定の番号なので一度知られてしまうといつでもホストのミーティングに参加できてしまいます。セキュリティ上使わない方が良いでしょう。
ミーティングパスワード
デフォルトで「ミーティングパスワードを必要とする」に設定されており、毎回異なるランダムなパスワードがセットされます。
Zoom ミーティングはURLを知っている人は参加できてしまう仕組みのため、別途パスワードを設定しておくとセキュリティレベルが向上します。
共有が面倒な場合には外しておきます。
ミーティングオプション
ホストの前の参加を有効にする
ホストの前の参加を有効にしない場合、ホストが到着するまでは「お待ち下さい」というメッセージが出ており参加者はミーティングに参加することができません。弾かれるというわけではなく、その場で待機するようなイメージです。参加者同士の顔も見えません。ホストがミーティングを開始次第ミーティングに参加できます。
一方、ホストの前の参加を有効にした場合には、ホストが到着しなくてもミーティングに参加できるため、既に参加している人たち同士の顔が見え、自由にお喋りができ、チャットに書き込みもできる状態ということになります。
入室時に参加者をミュートにする
既に紹介したデフォルト設定でONにしていれば、自動的にここにチェックが入っているはずです。有効にしておくと良いでしょう。
待機室を有効にする
待機室を有効にすると、ミーティング参加者はホストが「許可」しないとミーティングに参加することができません。
たとえば、ミーティング開始後に遅れてきた参加者がいた場合、ホストがプレゼン中でその参加者に気付かない場合、遅れてきた人はずっと待機室で待たされミーティングに参加することができません。
自分が参加者をチェックしたい場合には有効ですが、往々にしてミーティング開始後の許可は面倒になるため、ここのチェックは外しておいた方が良いでしょう。
